تعریف دبیرخانه:

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید.
دبیرخانه آنلاین و دفاتر مدیریت ها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری چیست؟

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

یادداشت اداری چیست؟

برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

1- وارده

• شخصی
• اداری
• محرمانه

2- صادره

• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سری
• کلی سری

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

• کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
• تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
• تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
• تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
• تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
• تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
• عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
• رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
• معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
• مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
• مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

• عادی
• بازکردنی
• قابل کنترل
• اجتماعی، صبور و خوش برخورد.
• رازدار
• منظم
• از دانش لازم برخوردار باشد
• علاقه به کار محوله داشته
• از حداقل تحصیلات مناسب و مدرک تحصیلی که بر اساس قوانین استخدامی تعیین شده برخوردار باشد.
• علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جدید و بکارگیری آن.

وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:

• دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
• ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
• پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
• ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
• ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
• در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

• تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
• توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
• تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
• تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
• انجام امور چاپ و تکثیر

انواع سیستم‌های گردش مکاتبات اداری:

در سیستم متمرکز دبیرخانه:

مرحل اول کار، نامه‌های وارده:

• کنترل نامه
• دریافت نامه
• ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
• ثبت در دفتر اندکس
• ارجاع به مدیر
• توزیع (بین اقدام کنندگان)

مرحله دوم، نامه‌های صادره:

• تهیه نامه
• ثبت در اندیکاتور یا رایانه
• ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%b9%d8%b1%d9%8a%d9%81-%d8%af%d8%a8%d9%8a%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d9%88%d8%b8%d8%a7%d9%8a%d9%81-%d8%a2%d9%86%d8%a7%d9%86/